Préparer votre transport
Notez la source et la date de l’horaire : guide de l’exposant, portail de services de l’organisateur ou e-mail du standiste. Précisez si un enregistrement ou un point de rendez-vous est prévu avant la remise. Si plusieurs horaires circulent, le chef de projet doit décider lequel s’applique. Ce n’est qu’une fois ouverture, créneau d’accès et besoin de matériel sur le stand bien séparés que le transport peut être cadencé de façon fiable.
Où trouver les horaires valables
Les grands parcs des expositions publient en général les horaires de montage et de démontage dans le guide de l’exposant ou leur portail de services, parfois avec des règles propres pour la livraison, les autorisations d’accès des véhicules et le démontage. Pour les hôtels, centres de congrès et lieux événementiels, les horaires figurent souvent seulement dans le contrat ou un e-mail du lieu. Transmettez-nous la version en vigueur plutôt que de la recopier : des détails comme la porte ou le quai sont ainsi conservés.
Marge entre livraison et utilisation
Entre l’arrivée sur le site et un matériel prêt à l’emploi interviennent enregistrement, déchargement, cheminement interne et déballage. Seule votre équipe peut juger, d’après son plan de montage, de la marge nécessaire. Indiquez-nous l’heure à laquelle le matériel doit être sur le stand au plus tard et l’heure de livraison la plus précoce possible : entre les deux se trouve la marge planifiable.
Les points essentiels
- Distinguer ouverture et créneau de livraison
- Transmettre la source de l’horaire
- Indiquer l’heure limite du besoin sur le stand