Planifique su transporte
Anote la fuente y la vigencia del horario, por ejemplo el manual del expositor, el portal de servicios del organizador o un correo del montador del stand. Indique si antes de la entrega hay que registrarse o acudir a un punto de encuentro. Si circulan varios horarios, la persona responsable del proyecto debe decidir cuál vale. Solo cuando apertura, franja de acceso y necesidad de material en el stand están bien separadas puede programarse el transporte con fiabilidad.
Dónde se publican los horarios válidos
Los grandes recintos feriales suelen publicar los horarios de montaje y desmontaje en el manual del expositor o en su portal de servicios, a veces con normas propias para la entrega, los permisos de acceso de vehículos y el desmontaje. En hoteles, palacios de congresos y espacios de eventos, los horarios a menudo solo figuran en el contrato o en un correo del espacio. Reenvíenos la versión vigente en lugar de copiarla: así se conservan detalles como la puerta o el muelle.
Margen entre entrega y uso
Entre la llegada al recinto y el material listo para usar hay registro, descarga, recorrido interno y desembalaje. Solo su equipo puede valorar, según su plan de montaje, cuánto margen necesita. Indíquenos la hora límite en que el material debe estar en el stand y la entrega más temprana posible: entre ambas está el margen planificable.
Qué tener en cuenta
- Registrar por separado apertura y franja de entrega
- Enviar la fuente del horario
- Indicar la hora límite de material en el stand