Für Ihre Planung
Halten Sie Quelle und Stand der Zeitangabe fest – etwa Ausstellerhandbuch, Serviceportal des Veranstalters oder Mail des Standbauers. Nennen Sie, ob vor der Übergabe eine Anmeldung oder ein Treffpunkt vorgesehen ist. Zirkulieren mehrere Zeitangaben, sollte die verantwortliche Projektperson festlegen, welche gilt. Erst wenn Öffnungszeit, Zufahrtsfenster und Materialbedarf am Stand sauber getrennt sind, lässt sich der Transport verlässlich takten.
Wo die gültigen Zeiten stehen
Große Messegelände veröffentlichen Auf- und Abbauzeiten meist im Ausstellerhandbuch oder Serviceportal, teils mit eigenen Regeln für Anlieferung, Zufahrtsgenehmigung und Abbau. Bei Hotels, Kongresszentren und Eventlocations stehen die Zeiten oft nur im Vertrag oder in einer Mail der Location. Leiten Sie uns die aktuelle Fassung weiter, statt sie abzuschreiben – so bleiben Details wie Tor oder Ladezone erhalten.
Puffer zwischen Anlieferung und Nutzung
Zwischen Ankunft am Gelände und einsatzbereitem Material liegen Anmeldung, Entladung, interner Weg und Auspacken. Wie viel Puffer Sie dafür brauchen, kann nur Ihr Team aus seinem Aufbauplan beurteilen. Nennen Sie uns den Zeitpunkt, zu dem das Material spätestens am Stand sein muss, und den frühesten möglichen Anlieferzeitpunkt – dazwischen liegt der planbare Spielraum.
Darauf kommt es an
- Veranstaltungsbeginn und Anlieferfenster getrennt erfassen
- Quelle der Zeitangabe mitsenden
- Spätesten Materialbedarf am Stand nennen