Préparer votre transport

L’agence connaît le déroulement sur place ; le dépôt ou l’équipe produit du client connaissent l’état physique de l’envoi. Réunissez ces deux points de vue dans un document à version clairement identifiée. Pour les questions, il faut un contact coordinateur et les contacts spécialisés. On sait alors qui transmet une modification et qui peut réellement l’évaluer pour le matériel.

Ce que contient le brief de l’agence

Un brief utile comprend : l’événement avec lieu et créneau de montage, les groupes de matériel avec liste de colisage, les lieux d’enlèvement avec contact et disponibilité, les points de remise sur place, le retour ou trajet suivant souhaité et les points ouverts avec leurs responsables. Cette structure se réutilise pour chaque projet et se partage avec les clients.

L’agence donneur d’ordre ou coordinatrice

Précisez tôt si l’agence commande elle-même le transport ou ne fait que coordonner, le client étant donneur d’ordre. Cela détermine qui reçoit le devis et qui valide les modifications. Nous travaillons avec les deux modèles ; l’important est que chacun sache lequel s’applique.

Les points essentiels

  • Désigner le contact coordinateur du projet
  • Répartir les validations selon les responsabilités
  • Préciser qui commande le transport