Préparer votre transport
Convenez avec cette personne de sa disponibilité pendant le créneau de remise prévu et désignez un suppléant si nécessaire. La liste de contacts doit correspondre à l’événement actuel et ne pas inclure d’anciens membres de l’équipe. Si différentes personnes réceptionnent différents groupes de matériel, associez les contacts directement aux groupes de colis. Le chauffeur peut ainsi joindre la bonne personne à son arrivée.
Des rôles, pas seulement des noms
Une liste de noms aide peu si personne ne sait qui s’occupe de quoi. Indiquez le rôle de chaque contact : responsable de stand, régisseur, responsable technique, réception à la cour de livraison. Même en cas de changement de personnel de dernière minute, on sait alors qui remplace qui.
Interlocuteur pour le retour
La personne qui réceptionne au montage n’est souvent plus là au démontage. Désignez donc d’emblée un contact distinct pour le retour : qui libère le matériel après l’événement et le prépare au lieu d’enlèvement. On gagne ainsi un temps précieux le dernier jour.
Les points essentiels
- Indiquer rôle et téléphone de réception
- Convenir de la disponibilité pendant le créneau
- Désigner un contact distinct pour le retour