Zaplanuj transport
Uzgodnij z tą osobą dostępność w planowanym oknie przekazania i w razie potrzeby wyznacz zastępstwo. Lista kontaktów powinna odpowiadać bieżącemu wydarzeniu i nie zawierać byłych członków zespołu. Jeśli różne osoby przejmują różne grupy materiału, przypisz kontakty bezpośrednio do grup paczek. Wtedy kierowca po przyjeździe dodzwoni się do właściwej osoby.
Role, nie tylko nazwiska
Lista nazwisk niewiele pomaga, jeśli nikt nie wie, kto za co odpowiada. Podaj rolę każdego kontaktu: kierownik stoiska, kierownik sceny, odpowiedzialny za technikę, odbiór na placu dostaw. Wtedy nawet przy nagłych zmianach personelu jasne jest, kto kogo zastępuje.
Kontakt na zwrot
Osoba odbierająca przy montażu często nie jest już obecna przy demontażu. Od razu wyznacz osobny kontakt na zwrot: kto po wydarzeniu wydaje materiał i przygotowuje go w miejscu odbioru. To oszczędza cenny czas ostatniego dnia.
Na co zwrócić uwagę
- Podaj rolę i telefon osoby odbierającej
- Uzgodnij dostępność w oknie przekazania
- Wyznacz osobny kontakt na zwrot