Ansprechpartner für die Messeanlieferung festlegen

Für Ihre Planung

Stimmen Sie die Erreichbarkeit im geplanten Übergabezeitraum mit der Person ab und benennen Sie bei Bedarf eine Vertretung. Die Kontaktliste sollte zur aktuellen Veranstaltung passen und keine früheren Teammitglieder enthalten. Übernehmen verschiedene Personen verschiedene Materialgruppen, ordnen Sie die Kontakte direkt den Packstückgruppen zu. So kann der Fahrer bei Ankunft gezielt die richtige Person erreichen.

Rollen statt nur Namen

Eine Liste mit Namen hilft wenig, wenn niemand weiß, wofür wer zuständig ist. Nennen Sie zu jedem Kontakt die Rolle: Standleitung, Bühnenmeister, Technikverantwortlicher, Empfang am Lieferhof. Dann ist auch bei kurzfristigen Personalwechseln klar, wer an welche Stelle tritt.

Kontakt für den Rücklauf

Die Person, die beim Aufbau empfängt, ist beim Abbau oft nicht mehr vor Ort. Nennen Sie deshalb gleich einen eigenen Kontakt für die Rückfahrt: wer das Material nach dem Event freigibt und am Abholort bereitstellt. Das spart am letzten Tag wertvolle Zeit.

Darauf kommt es an

Empfangsrolle und Telefonnummer angeben
Erreichbarkeit im Übergabezeitraum abstimmen
Eigenen Kontakt für den Rücklauf benennen

Gut zu wissen

Für Ihre Planung

Reicht die allgemeine Telefonnummer des Veranstalters?

Sie kann ergänzen, ersetzt aber keinen eigenen Kontakt. Für die Übergabe braucht es jemanden, der Ihre Sendung kennt und den Empfangsort bestätigen kann. Halten Sie Namen, Rolle und Erreichbarkeit fest und aktualisieren Sie sie bei Teamwechseln.

Passende Themen

Transportlösungen

01

Empfänger geändert? So melden Sie es vor der Übergabe

Wechselt die Person für die Warenannahme, sollten Name, Rolle und Telefonnummer gemeinsam aktualisiert werden. Entscheidend ist, ob der neue Kontakt dieselben Materialgruppen am selben Ort übernimmt. Beschreiben Sie eine geänderte Zuständigkeit deshalb konkret – eine neue Telefonnummer ohne Zusammenhang hilft dem Fahrer am Tor wenig.

Mehr erfahren

02

Übergaben zwischen Aufbau-, Event- und Abbauteam sichern

Aufbaucrew, Standpersonal und Abbauteam sind selten dieselben Personen. Damit nichts verloren geht, sollte klar sein, wer die Sendung empfängt und wie die Informationen danach weitergegeben werden: wo Packstücke stehen, wo Leergut lagert, was zurückfahren soll. Eine saubere Übergabe innerhalb Ihres Projekts sorgt dafür, dass der Rücklauf auch dann funktioniert, wenn die Aufbaucrew längst abgereist ist.

Mehr erfahren

03

Packstückabgleich bei der Anlieferung vorbereiten

Bei der Anlieferung will Ihr Empfangsteam schnell wissen, ob alles da ist. Das gelingt mit einer vorab verteilten, übersichtlichen Liste, die dieselben Packstückkennungen nutzt wie der Abholort. Benennen Sie Gruppen mit gemeinsamem Verwendungszweck. So wird aus der Warenbeschreibung Ihrer Anfrage eine praktische Checkliste für den Empfang am Stand, an der Bühne oder im Konferenzraum.

Mehr erfahren

Ansprechpartner für die Anlieferung am Stand festlegen

Für Ihre Planung

Rollen statt nur Namen

Kontakt für den Rücklauf

Darauf kommt es an

Länder & Routen

Für Ihre Planung

Transportlösungen

Empfänger geändert? So melden Sie es vor der Übergabe

Übergaben zwischen Aufbau-, Event- und Abbauteam sichern

Packstückabgleich bei der Anlieferung vorbereiten

Bringen wir Ihr Vorhaben auf den Weg.

Strecke & Ladung

Transportdetails ergänzen

Veranstaltung und Anlieferung (optional)

Kontakt & Übersicht