Für Ihre Planung
Halten Sie im Team fest, welche Einheit welchem Bereich zugeordnet wurde und wo leere Behälter bleiben. Benennen Sie den Kontakt, der nach dem Personalwechsel Fragen zur Rücksendung beantwortet. Erfolgt der Empfang vor dem Eintreffen des Eventteams, organisiert die Projektleitung die interne Weitergabe. Für die Abholung braucht es einen aktuellen Ansprechpartner statt der ursprünglichen Aufbaukontakte.
Übergabenotiz für das nächste Team
Eine kurze Übergabenotiz reicht oft aus: Standort des Leerguts, Zahl der angelieferten Packstücke, Besonderheiten beim Zugang, Kontakt für die Abholung. Legen Sie sie digital ab und zusätzlich ausgedruckt am Stand oder Backstage. So kann auch ein Abbauteam, das das Material nie gesehen hat, zügig packen.
Mehrtägige Produktionen
Bei mehrtägigen Events oder Tourneen wechseln Teams manchmal täglich. Dann hilft eine feste Person, die über alle Tage die Materialverantwortung behält – etwa die Produktionsleitung oder ein Stagemanager. Nennen Sie uns diese Person als durchgehenden Kontakt.
Darauf kommt es an
- Empfang und Eventbetreuung unterscheiden
- Leergutstandort intern weitergeben
- Aktuellen Rücklaufkontakt festhalten