Planifique su transporte
La agencia conoce el desarrollo en el recinto; el almacén o el equipo de producto del cliente conocen el estado físico del envío. Reúna ambas perspectivas en un documento con una versión claramente identificada. Para las consultas hace falta un contacto coordinador y los contactos especializados. Así se ve quién transmite un cambio y quién puede valorarlo realmente para el material.
Qué incluye el briefing de la agencia
Un briefing útil contiene: el evento con lugar y franja de montaje, los grupos de material con lista de bultos, los puntos de recogida con contacto y disponibilidad, los puntos de entrega en el recinto, el regreso o traslado deseado y los puntos abiertos con responsables. Esta estructura se reutiliza en cada proyecto y puede compartirse con clientes.
La agencia como cliente o como coordinadora
Aclare pronto si la agencia contrata el transporte o solo coordina y el cliente es quien contrata. Eso determina quién recibe el presupuesto y quién aprueba los cambios. Trabajamos con ambos modelos; lo importante es que todos sepan cuál se aplica.
Qué tener en cuenta
- Designar el contacto coordinador del proyecto
- Asignar aprobaciones según responsabilidad
- Aclarar quién contrata el transporte