Für Ihre Planung

Die Agentur kennt den Ablauf vor Ort, Lager oder Produktteam des Kunden kennen den physischen Zustand der Sendung. Führen Sie beide Perspektiven in einem Dokument mit klarer Versionsbezeichnung zusammen. Für Rückfragen braucht es einen koordinierenden Kontakt und die jeweiligen Fachkontakte. So bleibt erkennbar, wer eine Änderung weitergibt und wer sie für das Material tatsächlich beurteilen kann.

Was ins Agenturbriefing gehört

Ein brauchbares Briefing enthält: Veranstaltung mit Ort und Aufbaufenster, Materialgruppen mit Packliste, Abholorte mit Kontakt und Bereitschaft, Übergabepunkte am Veranstaltungsort, gewünschte Rück- oder Weiterfahrt sowie offene Punkte mit Verantwortlichen. Diese Gliederung lässt sich für jedes Projekt wiederverwenden und an Kunden weitergeben.

Agentur als Auftraggeber oder als Koordinator

Klären Sie früh, ob die Agentur den Transport selbst beauftragt oder nur koordiniert und der Kunde Auftraggeber ist. Das bestimmt, an wen das Angebot geht und wer Änderungen freigibt. Wir arbeiten mit beiden Modellen – wichtig ist, dass alle Beteiligten wissen, welches gilt.

Darauf kommt es an

  • Koordinierenden Projektkontakt benennen
  • Freigaben nach Zuständigkeit zuordnen
  • Auftraggeber des Transports klären