Zaplanuj transport
Podziel dokument na towar, miejsca, terminy, przekazania i otwarte kwestie oraz podaj kontakt zatwierdzający dla każdej części. Ogólne szablony zakupowe mogą uzupełniać, ale nie zastępować szczegółów projektu. Przy kilku wersjach prowadź jedną aktualną i pokazuj zmiany. Ułatwia to przypisanie odpowiedzi i wersji ofert.
Jeden briefing na powtarzalne wydarzenia
Firma regularnie wystawiająca się na targach i wydarzeniach zyskuje na szablonie briefingu, który przy każdym użyciu wystarczy uzupełnić. Części stałe, jak adres magazynu, standardowe wyposażenie i kontakty, zostają; zmienne, jak cel, terminy i ilości, są dopisywane. Zakupy i zespół projektu oszczędzają czas przy każdym zapytaniu.
Czego jeszcze potrzebują zakupy
Oprócz danych transportowych dział zakupów często potrzebuje adresu do faktury, centrum kosztów, numeru zamówienia i oczekiwanego terminu oferty. Umieść te dane w osobnej sekcji. Część merytoryczna pozostaje wtedy przejrzysta dla planowania, a dane handlowe są kompletne.
Na co zwrócić uwagę
- Podziel briefing na obszary tematyczne
- Podaj kontakt zatwierdzający dla każdego obszaru
- Prowadź dane handlowe osobno