Für Ihre Planung

Ordnen Sie Tagungsunterlagen, Präsentationstechnik, Bühnenelemente und Ausstellerpakete den verantwortlichen Teams zu. Klären Sie, ob eine zentrale Warenannahme alles übernimmt oder mehrere Übergaben gewünscht sind. Bei zeitlich versetzten Programmpunkten sind die Materialtermine je Bereich wichtiger als ein Sammeltermin. Mit dieser Zuordnung planen wir Anlieferung und spätere Abholung so, dass jede Gruppe am richtigen Ort ankommt.

Kongresszentren und Hotels

Kongresszentren haben meist eine zentrale Anlieferung mit Ladezone und festen Zeiten, Hotels oft nur einen Lieferanteneingang mit begrenzter Fläche. Fragen Sie beim Veranstaltungshaus nach, wo und wann Material angenommen wird und ob es intern zu den Räumen gebracht wird. Diese Antwort bestimmt, wie fein die Sendung vorsortiert sein muss.

Rücklauf nach dem letzten Programmpunkt

Nach einem Kongress wird oft gleichzeitig in mehreren Räumen abgebaut. Legen Sie fest, wo das Material für die Rückfahrt gesammelt wird und wer es freigibt. Restmaterial, Technik und Ausstellerpakete können unterschiedliche Rückziele haben – je klarer die Trennung, desto schneller die Abholung.

Darauf kommt es an

  • Registrierung, Säle und Ausstellung unterscheiden
  • Empfangsteam je Materialgruppe nennen
  • Sammelpunkt für den Rücklauf festlegen