Planifique su transporte
Asigne la documentación, la técnica de presentación, los elementos de escenario y los paquetes de expositores a los equipos responsables. Aclare si una recepción central lo recibe todo o si se desean varias entregas. Con programas escalonados, las horas de material por zona importan más que una hora conjunta. Con esta asignación planificamos la entrega y la recogida posterior para que cada grupo llegue al lugar correcto.
Palacios de congresos y hoteles
Los palacios de congresos suelen tener una entrega central con muelle y horarios fijos; los hoteles, a menudo solo una entrada de proveedores con espacio limitado. Pregunte al recinto dónde y cuándo se recibe el material y si se lleva internamente a las salas. La respuesta determina cuánto debe preclasificarse el envío.
Regreso tras la última sesión
Tras un congreso se desmontan a menudo varias salas a la vez. Defina dónde se reúne el material para el regreso y quién lo libera. El material sobrante, la técnica y los paquetes de expositores pueden tener destinos distintos: cuanto más clara la separación, más rápida la recogida.
Qué tener en cuenta
- Distinguir acreditación, salas y exposición
- Indicar el equipo receptor de cada grupo
- Fijar un punto de reunión para el regreso