Zaplanuj transport
Przypisz materiały dla uczestników, technikę prezentacyjną, elementy sceny i paczki wystawców do odpowiedzialnych zespołów. Ustal, czy wszystko przyjmuje centralne przyjęcie towaru, czy potrzebnych jest kilka przekazań. Przy rozłożonym w czasie programie ważniejsze od jednego wspólnego terminu są terminy dla poszczególnych stref. Dzięki takiemu przypisaniu planujemy dostawę i późniejszy odbiór tak, by każda grupa trafiła we właściwe miejsce.
Centra kongresowe i hotele
Centra kongresowe mają zwykle centralną strefę dostaw z rampą i stałymi godzinami, hotele często tylko wejście dla dostawców z ograniczoną przestrzenią. Zapytaj obiekt, gdzie i kiedy przyjmuje materiał i czy rozwozi go wewnętrznie do sal. Od odpowiedzi zależy, jak dokładnie trzeba posortować przesyłkę.
Zwrot po ostatniej sesji
Po kongresie często demontuje się kilka sal jednocześnie. Ustal, gdzie gromadzony jest materiał do zwrotu i kto go wydaje. Pozostałości, technika i paczki wystawców mogą mieć różne cele zwrotu – im wyraźniejszy podział, tym szybszy odbiór.
Na co zwrócić uwagę
- Rozróżnij rejestrację, sale i wystawę
- Podaj zespół odbiorczy dla każdej grupy
- Wyznacz punkt zbiórki na zwrot